Consultoria administrativa e financeira nas pequenas e microempresas

A consultoria administrativa e financeira é um serviço de assessoramento e aconselhamento ao proprietário na gestão financeira, dando suporte as funções administrativas e financeiras, visando melhorias e a “saúde” econômica e financeira da empresa.

As atividades da gestão administrativa não se confundem com as atividades da gestão financeira, mas se interagem e se complementam. As atividades financeiras estão relacionadas ao planejamento financeiro, orçamento operacional (receitas, despesas, investimentos), análise de dados e diagnósticos. Já, as atividades administrativas, envolvem as operações contábeis e extra contábeis, como emissões de notas fiscais e boletos de cobrança, contas a pagar e receber, compras, controle de estoques, admissões, demissões e folha de pagamento, guarda de documentos, entre outras.

A administração financeira nas pequenas e microempresas diferem das médias e grandes empresas. As médias e grandes  contam com mais ferramentas técnicas de gestão e para a tomada de decisões, possuem um volume expressivo de operações  e uma estrutura de colaboradores especializados. Já nas pequenas e micros, em geral, a gestão é realizada pelo proprietário, o qual está mais envolvido com  a operação do que com a gestão, e nem sempre possui conhecimentos sobre as técnicas e práticas da gestão financeira.

A consultoria administrativa e financeira atua junto ao proprietário, com objetivo de planejar, organizar e controlar as atividades financeiras, monitorar resultados, diagnosticar problemas, propor e implementar soluções necessárias à eficácia da gestão.

Como a maioria das decisões nas empresas são avaliadas em termos financeiros, o planejamento e controles financeiros são requisitos vitais para a sustentação, funcionamento e prosperidade das empresas.

Estudos do Sebrae confirmam que a falta de planejamento financeiro é uma das principais razões para o fracasso e dificuldades das pequenas e microempresas.

Manter a gestão financeira sob controle, permitirá, entre outras:

• Identificar detalhadamente o destino de cada recurso financeiro que entra e saí;
• Executar somente as despesas planejadas e orçadas, de forma a não incorrer num desequilíbrio entre as entradas e saídas de recursos e a falta desses para honrar os compromissos;
• Obter informações financeiras precisas para tomada das decisões no momento em que é preciso, principalmente quando envolverem investimentos, admissões e demissões, quebra de contratos, mudanças de procedimentos e outras; e
• Antecipar-se as dificuldades e contingências.

Como funciona a consultoria?

Em geral, a consultoria financeira atua em três etapas:

1. Diagnóstico: levantamento dos dados necessários a identificar a realidade financeira da empresa;

2. Análise dos dados: análise dos controles, processos e procedimentos da atual gestão financeira; e

3. Solução e Implementação: propõe uma revisão dos controles e procedimentos, buscando utilizar ferramentas de fácil utilização, que podem ser colocadas em prática num curto espaço de tempo e resultem em melhorias de gestão.

Concluída, essas etapas, a consultoria pode ainda manter um serviço de monitoramento, ou seja, um acompanhamento da gestão financeira, propondo ajustes e melhorias constantes.

É importante salientar que os serviços de consultoria não são realizados apenas pelo consultor. É um trabalho realizado a “duas ou mais mãos”, sendo fundamental que o proprietário e colaboradores participem do processo, transfiram a consultoria o seu conhecimento sobre o histórico e a realidade da organização, compartilhem suas ideias, avaliem as soluções propostas, e tomem as decisões necessárias para implementá-las de forma que se alcance os resultados desejados.